Masz wrażenie, że bałagan w dokumentach to koszmar, który nigdy się nie kończy? Nie da się ukryć, że jest to częsty i uciążliwy problem, który dotyczy zarówno biur, jak i domów. Na szczęście istnieje kilka sprawdzonych sposobów, które pomogą Ci go rozwiązać! Jak sprawić, by porządkowanie dokumentów było szybkie i proste? Przedstawiamy kilka sprawdzonych metod, dzięki którym uporasz się z tym wyzwaniem!
Porządkowanie dokumentów – co musisz wiedzieć?
Przeraża Cię perspektywa porządkowania dokumentów? Pamiętaj, że w tej kwestii obowiązuje jedna prosta zasada – im szybciej, tym lepiej! Przekładanie sprzątania o kolejne tygodnie czy miesiące z pewnością tylko pogorszy sytuację. Warto również zaznaczyć, że jeśli dobrze rozplanujesz porządki, to na długo zabezpieczą Cię one przed ponownym bałaganem. Jak się do tego zabrać i z jakich rozwiązań warto skorzystać?
Uporządkowane dokumenty, czyli jakie?
Dobra organizacja dokumentacji nie tylko rozwiązuje problemy ze znalezieniem potrzebnych papierów, ale i zapobiega ich powstawaniu. Czym powinien charakteryzować się skuteczny system przechowywania dokumentów? Przemyślane rozwiązanie umożliwia:
– łatwe i szybkie odnalezienie potrzebnych informacji,
– proste wprowadzenie kolejnego dokumentu do systemu,
– bezproblemowe skategoryzowanie dokumentacji na podstawie przyjętych kryteriów,
– bezproblemowe wykorzystanie systemu przez wszystkich domowników lub pracowników,
– stosunkowo łatwe i skuteczne instruowanie innych osób w odnalezieniu potrzebnej dokumentacji.
Od czego zacząć porządkowanie dokumentów?
Pytanie o to, od czego zacząć porządkowanie dokumentów pojawia się niezwykle często. Co więcej, to właśnie ten problem zazwyczaj zniechęca ludzi do próby zaprowadzenia porządku w papierach. Jak uporać się z tym wyzwaniem? Zacznij od opracowania strategii! Postaraj się, by była prosta i logiczna. Odpowiednio opracowany system to inwestycja, która pozwoli Ci zaoszczędzić czas i nerwy w przyszłości.
Strategia porządkowania dokumentów
Opracowując strategię porządkowania dokumentów, zwróć uwagę na kilka kluczowych kwestii, które umożliwią Ci skategoryzowanie informacji i odpowiednie rozplanowanie miejsca. Wśród istotnych aspektów warto wymienić np.:
– charakter informacji (prywatny lub służbowy),
– rozmiar dokumentów,
– możliwości pomieszczenia, np. ilość miejsca, posiadane regały lub szuflady,
– rodzaje posiadanych dokumentów – najlepiej zrób ich przegląd i sporządź notatki, które pomogą Ci podzielić je na kategorie.
Porządkowanie dokumentów a archiwizacja
Podczas porządkowania dokumentów pamiętaj, że przechowywanie niektórych informacji jest regulowane przepisami. W ich obliczu pewne dokumenty powinny być przetrzymywane np. do pięciu lat. Warto również zaznaczyć, że część popularnych kwitów, np. wyciągów bankowych, możesz zniszczyć od razu.
Akcesoria do przechowywania dokumentów
Zanim przystąpisz do porządkowania dokumentów, ustal nazwy ich kategorii i sposób układania. Nazwy powinny być proste i zrozumiałe, np. praca, szkoła, dokumenty medyczne czy dokumenty służbowe. Zadbaj również o odpowiednie akcesoria – to właśnie one zazwyczaj stanowią podstawę sprawnego systemu przechowywania kwitów! Pamiętaj jednak, by zakup gadżetów wykonać po tym, jak zaplanujesz strategię. Dopiero wtedy będziesz wiedzieć, ile i jakie rozwiązania są Ci potrzebne. Wśród akcesoriów, które pozwolą Ci zapanować nad dokumentacją, warto wymienić np.:
– koszulki,
– teczki,
– segregatory,
– półki na dokumenty,
– pudełka na dokumenty,
– specjalne szuflady na dokumenty, np. pojedyncze, potrójne czy poczwórne.
Porządkowanie dokumentów a kolory i etykiety
Jeśli chcesz, by porządkowanie dokumentów było szybkie i proste, a wprowadzona organizacja skuteczna, w procesie organizacji wykorzystaj kolory i etykiety! Akcesoria do przechowywania dokumentów dostępne są w rozmaitych barwach, które pozwolą Ci na pierwszy rzut oka rozróżnić teczki czy segregatory. Użycie etykiet i opisów dodatkowo sprawi, że system będzie czytelny dla innych domowników lub pracowników. Wyraźne zróżnicowanie poszczególnych kategorii jest ważne, ponieważ pozwoli skutecznie zapobiegać organizacyjnym pomyłkom i ponownemu nieładowi w dokumentacji.
Jak uporządkować dokumenty?
Jak zabrać się za porządkowanie dokumentów, jeśli masz już potrzebne akcesoria i przemyślany system?
1. Zapisz nazwy kategorii na kartkach papieru i ułóż je na podłodze.
2. Weź stos dokumentów przygotowanych do posegregowania i przyporządkuj poszczególne kwity do rozłożonych kategorii.
3. Podczas sprzątania możesz trafić na dokumenty, które nie pasują do żadnego z przygotowanych stosów. Stwórz z nich kategorię „pozostałe”.
4. Jeśli poszczególne kategorie okażą się bardzo obszerne, pomocne może okazać się stworzenie w nich dodatkowego systemu podkategorii.
5. Umieść posegregowane dokumenty w przygotowanych koszulkach, teczkach, segregatorach lub szufladach. Opisz wszystko za pomocą etykiet i rozmieść w poszczególnych częściach pomieszczenia. Pamiętaj, by dopasować miejsce do charakteru dokumentacji – kategorie, z których będziesz korzystać często, powinny znajdować się „pod ręką”. Informacje, z których korzystasz sporadycznie, możesz umieścić głębiej, np. w szufladach.
Jak widzisz, porządkowanie dokumentów nie musi być ani koszmarem, ani rewolucją! Mamy nadzieję, że nasze wskazówki okażą się pomocne i pozwolą Ci skutecznie pożegnać uciążliwy bałagan w papierach!
